Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión vigente desde el 5 de noviembre de 2026

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es Grupo Empresarial de Formación, Calidad y Servicios Profesionales S.A.S., en adelante GEMSAP.

2. Marco legal y ámbito de aplicación

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.

Aplica a los datos personales que GEMSAP trata de:

• Participantes de sus cursos y capacitaciones, virtuales y presenciales, incluidos menores de edad.
• Clientes y prospectos que solicitan información, cotizaciones o servicios por WhatsApp, redes sociales, teléfono, correo electrónico o páginas web.
• Personas de contacto de las empresas clientes de capacitación, Planes de Saneamiento Básico (PSB), asesorías, auditorías y saneamiento.
• Visitantes de sus sitios web.

Los datos de trabajadores, contratistas y candidatos a vacantes de GEMSAP se rigen por los avisos y autorizaciones que se les entregan en cada proceso.

3. Datos que recopilamos

GEMSAP recopila solo los datos necesarios para prestar el servicio solicitado. No solicita datos sensibles.

4. Finalidades del tratamiento

GEMSAP usa los datos personales únicamente para las siguientes finalidades:

1. Registrar e inscribir a los participantes en los cursos virtuales y presenciales, y darles acceso a la plataforma.
2. Registrar la asistencia, el avance y los resultados de las evaluaciones.
3. Generar, expedir, reexpedir y verificar los certificados de los cursos.
4. Confirmar la autenticidad y vigencia de un certificado cuando lo solicite el titular, la empresa que contrató la capacitación o una autoridad competente.
5. Informar a las empresas clientes sobre la participación y los resultados de los trabajadores que ellas inscribieron.
6. Atender los requerimientos de las autoridades sanitarias, como las Secretarías de Salud, y de otras autoridades competentes.
7. Elaborar cotizaciones y prestar los servicios de PSB, asesorías, auditorías, capacitación empresarial y saneamiento.
8. Facturar, recibir pagos y cumplir las obligaciones contables y tributarias.
9. Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos, y dar soporte por los canales de atención.
10. Enviar información sobre cursos, servicios, renovación de certificados y novedades de GEMSAP. El titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíen estos mensajes, sin que eso afecte los servicios que ya contrató.
11. Medir el uso de los sitios web para mejorar su funcionamiento.

Si GEMSAP necesitara usar los datos para una finalidad distinta, pedirá una nueva autorización al titular.

5. Datos de niñas, niños y adolescentes

GEMSAP capacita a menores de edad, por lo que trata sus datos solo para las finalidades 1 a 6 y 9 de esta política. Lo hace respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, como exigen el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

• La autorización la otorga el padre, la madre o el representante legal del menor, después de que el menor haya sido escuchado. Puede darla por WhatsApp, por correo electrónico o firmando el formato de inscripción, indicando su nombre, número de documento y parentesco con el menor.
• Cuando un menor inscriba un curso por su cuenta, GEMSAP pedirá la autorización de su representante legal en el momento de la inscripción, antes de registrar sus datos.
• Los datos de menores no se usan para enviar publicidad ni ofertas comerciales.
• Los derechos del menor sobre sus datos los ejerce su representante legal.

6. Datos sensibles e imágenes enviadas voluntariamente

GEMSAP no solicita datos sensibles, como datos de salud, biométricos, origen racial o étnico, orientación política o convicciones religiosas. Tampoco solicita fotos del documento de identidad ni fotos de las personas.

Si un titular envía por iniciativa propia una foto de su documento o de sí mismo, GEMSAP:

• No conservará la imagen en sus bases de datos de clientes o participantes ni la usará para fines distintos al servicio solicitado.
• Tomará de ella solo el nombre y el número de documento cuando sean necesarios para el servicio solicitado.
• La eliminará de sus canales de atención cuando sea técnicamente posible.

En los servicios de PSB, asesorías y auditorías, las fotos que se toman corresponden a instalaciones, equipos y procesos, no a personas.

7. Autorización

GEMSAP pide la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, antes de recopilar su número de documento y demás datos de identificación.

La autorización no se requiere en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o los requeridos por una autoridad en ejercicio de sus funciones.

8. Con quién compartimos los datos

GEMSAP no vende ni alquila datos personales. Solo los comparte cuando exista una razón justificada, entrega únicamente los datos mínimos necesarios y exige confidencialidad a quien los recibe. Los casos son:

Algunos proveedores tecnológicos tienen servidores fuera de Colombia, por lo que puede haber transmisión internacional de datos. GEMSAP exige a sus encargados tratar los datos solo según sus instrucciones, con medidas de seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

9. Seguridad y conservación

GEMSAP conserva los datos personales por dos (2) años contados desde la expedición del certificado o desde la última interacción con el titular, lo que ocurra de último. Este plazo cubre el año de vigencia del certificado y permite verificarlo o reexpedirlo después.

• Vencido el plazo, los datos se eliminan, salvo que una ley, una autoridad o un proceso judicial exija conservarlos por más tiempo.
• Las facturas y los soportes contables se conservan por el tiempo que exijan las normas tributarias y comerciales.
• Si el titular pide la supresión antes del plazo, se aplica el procedimiento de la sección 11.

GEMSAP aplica medidas técnicas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: acceso restringido al personal que los necesita, cuentas con contraseña y acuerdos de confidencialidad con trabajadores y contratistas.

10. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluidos los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a GEMSAP, salvo en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que GEMSAP ha dado a sus datos.
4. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
5. Acceder gratuitamente a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que GEMSAP modifique sustancialmente esta política.
6. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante GEMSAP.

Estos derechos los puede ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado y, en el caso de menores de edad, su representante legal.

11. Área responsable y procedimiento de consultas y reclamos

El Área de Gestión Administrativa de GEMSAP atiende las consultas y reclamos sobre datos personales. Se reciben en admin@gemsap.com, en equipo@gemsap.com o por escrito en la Carrera 113 # 78D-03, Bogotá.

La solicitud debe incluir el nombre y documento del titular, la descripción de lo que pide, una dirección o correo para responder y, si aplica, los documentos que la soporten.

Reglas adicionales para los reclamos:

• Si el reclamo está incompleto, GEMSAP pedirá completarlo dentro de los 5 días siguientes a su recibo. Si pasan 2 meses sin respuesta del titular, se entenderá que desistió.
• Si GEMSAP no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en máximo 2 días hábiles e informará al titular.
• Recibido el reclamo completo, GEMSAP marcará los datos con la leyenda "reclamo en trámite" en máximo 2 días hábiles, hasta que se resuelva.

12. Cookies

Los sitios web de GEMSAP usan cookies, pequeños archivos que se guardan en el navegador del visitante.

El visitante puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador. Si bloquea las necesarias, algunas funciones del sitio o de la plataforma pueden dejar de funcionar.

13. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir del 5 de noviembre de 2026 y reemplaza la versión publicada el 1 de junio de 2023.

• Las bases de datos de GEMSAP estarán vigentes mientras la empresa desarrolle su objeto social, y cada dato se conserva por el plazo de la sección 9.
• Los cambios sustanciales de esta política se informarán a los titulares por los sitios web y los canales de atención antes de aplicarlos.
• Si un cambio afecta la finalidad del tratamiento, GEMSAP pedirá una nueva autorización.

La versión vigente está publicada en cursodemanipulacionalimentos.com/politica-de-privacidad y en gemsap.com/politica-de-privacidad.